Parecería no ser tan importante, pero una oficina desorganizada puede representar horas perdidas diariamente. Por ello, y por las horas extra que a veces nos forzamos a trabajar con tal de terminar trabajos, es importante darnos un momento para analizar y hacer cambios que nos ayuden a mejorar nuestra eficiencia.
Las filosofías y propuestas son varias, adaptables a cada entorno, pero podemos coincidir en los siguientes puntos:
- El monitor debe quedar a nivel de los ojos. Esto permite una postura relajada, que no requiera estar alzando el cuello; es más cómodo ver desde la altura de los ojos hacia abajo.
- Uso frecuente cerca, menos frecuente lejos. No hace falta que todo lo que requieres para trabajar esté encima del escritorio; aparte de estorbar genera distracción visual que dificulta la concentración. Mientras más limpio visualmente sea el entorno, mejor. Archiva los documentos o consumibles de poco uso, y ten cerca lo que usas diariamente.
- Minimizar el uso de recordatorios. Evita plagar el escritorio con recortes y Post-it’s, que terminan por abrumar al tener el desorden visual y un mar de actividades sin priorización.
- Asigna un espacio para manejo de documentos. En el área junto a tu mano dominante, del espacio de un documento, designa un espacio que esté siempre libre, para no estar eternamente moviendo cosas con el fin de hacer espacio.
- Prioridad en actividades. Similar a los documentos e insumos de uso frecuente, el material relativo a trabajos urgentes deben estar disponibles y a la vista, mientras que el resto se ponen en archivo, para ayudar a concentrarnos en lo importante primero.
- Disciplina al momento de archivar. No se trata de simplemente aprovechar espacios disponibles, sino que las mismas categorías de documentos estén juntos para facilitar búsqueda y recuperación.
- Identificar cosas y documentos obsoletos. Algo que a la larga facilitará tu trabajo es deshacerte de las cosas que tienes tiempo sin utilizar; despejar el espacio dará lugar a nuevos documentos y artículos que realmente necesitas.
- Consigue archiveros que puedan extenderse por completo. Sin importar que tan escondido esté un documento, el archivero no debe ser un impedimento para encontrarlo.
- Debemos definir y contar con mobiliario primario. Esto es, tu escritorio, superficies de trabajo y tu asiento. Como muebles secundarios son los archiveros, mesas de conferencia, sillas para visitantes y repisas. Cada elemento debe responder satisfactoriamente a las siguientes preguntas:
- ¿Tengo suficientes superficies de trabajo?
- ¿Hay suficiente espacio para tener computadora y teclado de forma cómoda en el escritorio?
- ¿Mi asiento tiene una altura cómoda y es suficiente cómodo para darme buen soporte hasta en los días de más actividad?
- ¿La empresa me permite cambiar mobiliario, incluso si hago las compras de mi bolsillo?
- ¿Qué aspectos funcionales o de almacenamiento estoy buscando y que mi mobiliario actual no tiene?
- ¿Existen partes de mi oficina que no se estén utilizando, o se convirtieron en zonas para apilar documentos?
- ¿Tengo el espacio suficiente para guardar todos mis documentos?
- Encuentra un escritorio amplio, que vaya de acuerdo a tu altura, o en combinación con plataforma para los pies, con el fin de tener comodidad y suficiente espacio para tus operaciones.
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