¿Cómo organizar tu oficina? Te proponemos ideas para organizar espacios

Parecería no ser tan importante, pero una oficina desorganizada puede representar horas perdidas diariamente. Por ello, y por las horas extra que a veces nos forzamos a trabajar con tal de terminar trabajos, es importante darnos un momento para analizar y hacer cambios que nos ayuden a mejorar nuestra eficiencia.

Las filosofías y propuestas son varias, adaptables a cada entorno, pero podemos coincidir en los siguientes puntos:

• El monitor debe quedar a nivel de los ojos. Esto permite una postura relajada, que no requiera estar alzando el cuello; es más cómodo ver desde la altura de los ojos hacia abajo.
• Uso frecuente cerca, menos frecuente lejos. No hace falta que todo lo que requieres para trabajar esté encima del escritorio; aparte de estorbar genera distracción visual que dificulta la concentración. Mientras más limpio visualmente sea el entorno, mejor. Archiva los documentos o consumibles de poco uso, y ten cerca lo que usas diariamente.
• Minimizar el uso de recordatorios. Evita plagar el escritorio con recortes y Post-it’s, que terminan por abrumar al tener el desorden visual y un mar de actividades sin priorización.
• Asigna un espacio para manejo de documentos. En el área junto a tu mano dominante, del espacio de un documento, designa un espacio que esté siempre libre, para no estar eternamente moviendo cosas con el fin de hacer espacio.
• Prioridad en actividades. Similar a los documentos e insumos de uso frecuente, el material relativo a trabajos urgentes deben estar disponibles y a la vista, mientras que el resto se ponen en archivo, para ayudar a concentrarnos en lo importante primero.
• Disciplina al momento de archivar. No se trata de simplemente aprovechar espacios disponibles, sino que las mismas categorías de documentos estén juntos para facilitar búsqueda y recuperación.
• Identificar cosas y documentos obsoletos. Algo que a la larga facilitará tu trabajo es deshacerte de las cosas que tienes tiempo sin utilizar; despejar el espacio dará lugar a nuevos documentos y artículos que realmente necesitas.
• Consigue archiveros que puedan extenderse por completo. Sin importar que tan escondido esté un documento, el archivero no debe ser un impedimento para encontrarlo.
• Debemos definir y contar con mobiliario primario. Esto es, tu escritorio, superficies de trabajo y tu asiento. Como muebles secundarios son los archiveros, mesas de conferencia, sillas para visitantes y repisas. Cada elemento debe responder satisfactoriamente a las siguientes preguntas:

1. ¿Tengo suficientes superficies de trabajo?
2. ¿Hay suficiente espacio para tener computadora y teclado de forma cómoda en el escritorio?
3. ¿Mi asiento tiene una altura cómoda y es suficiente cómodo para darme buen soporte hasta en los días de más actividad?
4. ¿La empresa me permite cambiar mobiliario, incluso si hago las compras de mi bolsillo?
5. ¿Qué aspectos funcionales o de almacenamiento estoy buscando y que mi mobiliario actual no tiene?
6. ¿Existen partes de mi oficina que no se estén utilizando, o se convirtieron en zonas para apilar documentos?
7. ¿Tengo el espacio suficiente para guardar todos mis documentos?

• Encuentra un escritorio amplio, que vaya de acuerdo a tu altura, o en combinación con plataforma para los pies, con el fin de tener comodidad y suficiente espacio para tus operaciones.

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