Aumentar la productividad en la oficina

Tips para aumentar la productividad en la oficina

Uno de los enemigos encubiertos de la productividad es la configuración de la oficina. Posiblemente tengas un alto concepto de tus instalaciones y su funcionamiento, pero siempre hay facetas que pueden mejorarse. El desorden y los espacios mal planeados entorpecen las labores y nos llevan a invertir más tiempo del requerido. Para resolver esto, te compartimos estas recomendaciones:

- Deshazte de todo lo innecesario​. Archivos que no se han abierto en años, sillas rotas que guardas con la esperanza de reparar. Puedes tener cosas “buenas” pero en el futuro previsible no las necesitas y sólo te hacen perder espacio. ­ 

- Cada cosa en su lugar​. Toma tu tiempo en agrupar libros, herramientas y demás artículos donde deben de estar. Buen tiempo se pierde en buscarlos cuando se necesitan.

- Establece zonas de trabajo​. Analiza el diagrama general de tus instalaciones y define el tipo de actividad que se hará en cada zona. Un área de bibliografía (libreros, cajas de archivos en un cuarto), un área principal de trabajo (Ej: escritorio) y un área de suministros. ­ 

- Define acomodo según frecuencia de uso​. Todo equipo y suministros que estés usando constantemente deberían estar al alcance. ­

- Etiqueta todo​. Evita dolores de cabeza; si acaso has preparado una mudanza sabes lo útil que es saber lo que contiene cada caja. Replica este proceso, nombrando estantes, cajas, canastos y cajones. ­

- Aprovecha la era digital​. Ahora que es tan fácil capturar y manejar documentos como archivos digitales, podemos liberar espacio desechando documentos ya archivados.

- Limpia tu escritorio​. Haz el ejercicio de quitar todo, limpiar a conciencia y reacomodar solamente las cosas que realmente necesitas.

- Organiza tu escritorio​. Ya que sólo quede lo que realmente usamos, puedes acomodar estos esenciales en contenedores u organizadores para que todo tenga su lugar y sea de fácil acceso; charolas para los papeles, recipientes para cosas pequeñas. ­ 

- Organiza cajones​. Que estén en el mismo cajón los elementos asociados (Sobres con sellos, cuadernos y plumas, recipientes para clips y tachuelas) 

-  Abre expediente para interacciones frecuentes​. Un cliente asiduo, operaciones internas… evita que estén los papeles por todos lados. ­ 

- Cataloga lo descartado​. A este punto ya tendrías más orden, pero hay que echar un vistazo a todo lo que hicimos un lado, para triturar o rescatar y archivar debidamente. ­ 

- Ordena correos​. En cuanto lleguen, valorar si hay mensajes que requieran acción de tu parte, si se deben delegar, si requieren una acción, o si son meramente informativos. ­ 

- Fija la caducidad de los documentos​. Puedes tirar aquello que ya atendiste; marca los documentos que se pueden triturar. En caso de documentos legales y financieros, sólo estás obligado a conservarlos por un tiempo definido. ­

- Usa cajas para almacenar​. De cartón o plástico, puedes usarlas para desahogar tu actual archivero y sólo tener los expedientes del año en curso, por ejemplo. ­ 

- Ordena antes de irte​. Evita dejar cosas sin guardar o archivar al final del día. Dejar cosas para mañana, es cultivar distracciones para el día de mañana. ­ 

- Archiva semanalmente​. No permitas que se acumulen los papeles otra vez. Puedes tener en un fólder aparte los que vayas a archivar y en una oportunidad archivar todos, una vez por semana. ­ 

- Monitorea cuánto tardas por actividad​. Lleva un registro y entérate de las actividades en las que inviertes más tiempo de lo razonable, para hacer cambios.

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