miércoles, 27 de septiembre de 2017

Consejos para una reunión productiva

Consejos para una reunión productiva

Normalmente cuando se tienen reuniones de trabajo no se cuenta con todo lo necesario para comenzar, se pierde mucho el tiempo, o simplemente las cosas no resultan como se tenía contemplado. Es por eso que se debe realizar una cierta preparación antes y tener un plan durante la junta que te permita mantener el mayor control posible para evitar los fracasos y prevenir todos los posibles incidentes que pudieran afectar el objetivo de la reunión. Te invitamos a conocer los siguientes tips que te ayudarán a tener reuniones exitosas.

1. Lo primero y lo más importante ¡Ser puntual! Todas las personas involucradas deben estar preparadas y listas para comenzar la reunión. 
Siempre hay personas que entran a la junta cinco o diez minutos tarde no solo retrasan las juntas sino que además demuestra falta de interés y respeto para todos los que están asistiendo. No los esperes para iniciar, puedes hacer un resumen para los que llegaron después cuando ya se hayan discutido los puntos más relevantes.

2. Prepara un planning de la reunión. Prepárate para la junta con los objetivos que quieras tocar. Manda esa agenda por correo a tus compañeros antes de verse para que puedan prepararse ellos también.En este documento se especificará el motivo de la reunión, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, los tiempos que se dedicarán a cada cuestión, tiempos y participación de cada uno.

3. Asegura la participación de todos. Decide a qué personas vas a invitar. Si quieres que sea efectiva debes invitar a las personas correctas. El número de asistentes es un factor importante que puede determinar la eficiencia de la reunión. 

4. No cambies de tema. Si quieres terminar con todo lo de la agenda, entonces no te distraigas con otras cosas. Si alguien trata de discutir otro tema recuérdale con respeto que eso no está en la agenda de ese día y que pueden verlo en otro momento es muy importante tener en claro el orden en el que van a tocar los temas para no dejar de hablar algo importante por culpa de una interrupción o un cambio drástico de temas por falta de orden en tu planificación.

Organizar y ejecutar reuniones productivas y efectivas, es una de las habilidades con que debe contar un directivo no olvides que la planificación es la clave para mantener un ambiente con mayor control donde todos pueden participar y además seguir los puntos más importantes en forma organizada y con mayor elocuencia para fomentar la buena comunicación entre los involucrados y que pueda fluir la conversación sin mucho esfuerzo.

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